На что стоит смотреть при выборе почтового клиента: опыт интегратора

Автор – ведущий менеджер инфраструктурных решений ARinteg Александр Шинкаренко

Как выбрать оптимального отечественного почтового клиента так, чтобы это было удобно и безопасно для компании?

К этой теме решил обратиться неслучайно. В корпоративных коммуникациях импортозамещение компании обычно начинают с замены почтового сервера. Я же предлагаю рассмотреть другую траекторию этого пути, когда замещение начинается с почтового клиента – современного приложения на устройстве пользователя, которое подключается к почтовому серверу для приема и отправки писем, хранит локальную копию всей переписки, позволяет управлять делами, объединяя календарь, контакты, планировщик задач, может использовать AI-инструменты для приоритизации писем и защиты от угроз.

Далее покажу, почему импортозамещение в этой части можно начать с почтового клиента, а не сервера, какие у компаний есть достойные альтернативные варианты, на что стоит обратить внимание при выборе, и чем будет полезно участие в таком проекте системного интегратора.

Почему Outlook – уже не вариант?

Российским компаниям использовать зарубежное ПО, приобретенное до 2022 года, без техподдержки, патчей безопасности с каждым днем становится все небезопаснее. Несмотря на это, немалая часть из них до сих пор сохраняет у себя, к примеру, установленную базу Microsoft Exchange и Office 365.

С одной стороны, MS Exchange был и остаётся стандартом в почтовых серверах, в связке с MS Outlook – это одно из лучших решений для коммуникаций. С другой – нормативные изменения, а также невозможность легитимно приобрести или расширить лицензии вынуждают компании переходить на отечественные решения. В том числе поэтому не стоит рассматривать как альтернативу бесплатные зарубежные решения этого класса, поскольку то, как будут решены задачи миграции с широко распространенных западных платформ, интеграции с корпоративным ПО, управляемостью и кибербезопасностью – все это большой вопрос.

Как показывает практика, компании не спешат с импортозамещением в этой части, поскольку зачастую не представляют для себя достойных альтернатив, хотя такие уже есть и они способны успешно закрывать основные потребности бизнеса.

Но сначала поясню, почему без корпоративной почты в обозримом будущем мы не останемся.

Корпоративная почта – наше все

Электронная почта по-прежнему – главное средство коммуникации в деловой среде, один из важнейших элементов корпоративной ИТ-инфраструктурой с всевозможными интеграциями.

Через электронную корпоративную почту проходят договоры, финансовые документы и не только. Именно с корпоративных ящиков сотрудники общаются с контрагентами, партнерами и госорганами – это регламентированный канал, за который компания отвечает и который обязана защищать.

В сравнении с мессенджерами почта сохраняет свои преимущества, поскольку:

-       обладает юридической значимостью,

-       отказоустойчива и предсказуема,

-       все данные (доступ, хранение, защита) находятся под единым контролем, что исключает утечки через неконтролируемые каналы,

-       обеспечивает контроль коммуникаций,

-       выступает центральным элементом цифровой экосистемы, вокруг которого выстраиваются остальные инструменты.

Чем интересны современные почтовые клиенты 

Ключевые функции, на которые чаще всего обращают внимание компании при подборе нового почтового клиента:

- безопасность и сертификация (наличие необходимых сертификатов регуляторов),

- отказоустойчивость,

- интеграция с ИТ-инфраструктурой,

- удобные средства командной работы,

- многоканальная коммуникация в одном окне: почта, чат, голосовые вызовы и др.

И что отличает российские решения

Мы видим, что спрос на корпоративных почтовых клиентов растёт, особенно среди госструктур и объектов КИИ. Рассмотрим ключевые типы таких решений, представленных на российском рынке. 

Первые подходят для задач, когда критически важна работа с отечественными криптографическими стандартами: сдача отчётности в госорганы, юридически значимый ЭДО, обмен конфиденциальными документами (как пример – «КриптоАРМ ГОСТ»). Но из-за зависимости от стороннего СКЗИ стоит учитывать возможности вашей инфраструктуры. Перед внедрением советую протестировать связку программа + нужный криптопровайдер.

Далее рассмотрим еще два типа: это клиенты в составе офисных приложений, с которыми закрываем несколько вопросов одним решением, и клиент-серверные приложения.

Клиенты в составе офисных приложений

Безусловно, в таких решениях основной функционал отдаётся работе с документами, таблицами и презентациями. Но в их составе также есть почтовые клиенты в основе известного Thunderbird с той лишь разницей, что все данные остаются в контуре заказчика и, конечно же, со своими доработками и поддержкой.

Я перечислю основные из них: Р7-Органайзер и Р7-Органайзер про от Р7-Офис, почтовый клиент от МойОфис и АМэйл от АЛМИ Партнер.

Базовые конфигурации таких решений обычно ограничены функционалом работы с почтой и календарем для малых групп, расширенные (корпоративные) версии предусматривают интеграцию с протоколами Exchange, поддержку делегирования прав, централизованное управление корпоративной почтой.

В целом, решения, входящие в экосистемы офисных пакетов, различаются по подходу к интеграции: одни делают акцент на встроенных механизмах безопасности и совместимости с внутренними сервисами, другие – на унификации интерфейса для упрощения миграции пользователей с иностранных систем.

Клиент-серверные приложения

Например, такое как Desktop X от RuPost (входит в Группу Астра) рассчитан на компании, которые строят цифровое рабочее место, активно используют разные корпоративные сервисы и делают ставку на управляемость и безопасность.

Принцип работы отличается от остальных решений. Отдельно ставится серверный компонент, который синхронизируется с почтовыми серверами и по своему защищённому каналу передачи отправляет данные на почтовые клиенты пользователей.

Для компаний, которым необходим только базовый почтовый сервис и календарь, выбор подобной масштабной архитектуры может быть избыточным, в таких случаях лучше присмотреться к более узкоспециализированным решениям. 

Что учесть при выборе

Современные клиенты электронной почты способны обеспечить компании:

·         поддержку неcкольких aккaунтов,

·         aвтомaтичеcкую cортировку пиcем (есть фильтры, цветовые метки);

·         приоритизацию уведомлений.

Помимо этого, они имеют aнтиcпaм-мехaнизмы c элементaми интеллектуaльного aнaлизa.

Но, как и в любом деле, при выборе оптимального для компании почтового клиента важно учесть свои нюансы. Остановлюсь на четырех основных.

1. Интеграция с корпоративными системами: с такими, как CRM, системы документооборота и облачные сервисы. Это позволит обеспечить бесперебойную работу и упростить взаимодействие между различными отделами компании. У некоторых разработчиков приобретение почтовых клиентов возможно только в составе офисного пакета, у кого-то это монолитное решение, которое продолжает экосистему корпоративной коммуникации.

2. Безопасность данных. При выборе почтового клиента важно убедиться, что он поддерживает современные методы защиты информации, такие как шифрование сообщений, двухфакторная аутентификация, защита от фишинга, возможность интеграции с DLP системами.

Утечка или компрометация информации из корпоративной почты может обернуться прямыми убытками для компании (если это повлечет отток клиентов, штрафы за утечки), а также нанести репутационный ущерб.

3. Удобство использования. Офисным сотрудникам в идеале должно быть легко освоить работу с выбранным отечественным почтовым клиентом, на который решит перейти компания.

А это возможно, когда интерфейс – интуитивно понятный, а функционал – максимально удобный. Наличие обучающих материалов и поддержки также будет принято во внимание.

Для администраторов систем будет важно, насколько выбранное решение удобно в настройке и переносе имеющихся данных, позволяет оперативно выдать доступ новым сотрудникам и т. д.

4. Совместимость. Выбирая почтового клиента, важно понимать совместимость

почтовых серверов, к которым подключаются клиенты, и операционных систем, на которых эти клиенты разворачиваются.

Переход на отечественные почтовые клиенты – это не просто замена одного софта на другой, а стратегический шаг к технологической независимости, усилению кибербезопасности и соответствию правовым нормам. Именно поэтому предлагаю рассмотреть переход от «гиганта», начиная не с сервера, а почтовых клиентов и/или офисных приложений, либо делать это параллельно. Далее перечислю те преимущества, которые это дает компании.

Минимизируем риски и не только

1. Минимизация рисков и простоя

Замена почтового клиента – это миграция на уровне рабочих станций. Вы можете установить новый клиент всем сотрудникам параллельно, не меняя работающую почту. Сервер остаётся неизменным, переписки не теряются.

Замена сервера – это критическая операция, она требует переноса всех ящиков, настройки DNS/MX-записей, возможной потери писем во время миграции, даунтайма сервиса.

2. Быстрое получение бизнес-эффекта

Новый почтовый клиент даёт немедленную продуктивность: умная сортировка, быстрые ответы, отложенная отправка – всё это работает сразу после установки. Тогда как серверная замена не улучшает пользовательский опыт, она лишь меняет инфраструктуру под ним.

3. Пилотное тестирование без риска

Сначала можно развернуть нового почтового клиента на 10–20% сотрудников (например, ИТ-отделе), проверить функционал, интеграции, стабильность, и только потом масштабировать на всю компанию либо идти по отделам.

Пилот на сервере практически невозможен в кратчайшие сроки. Одно развёртывание сервера может занять несколько дней, потом настройка и конфигурация, и далее постепенная миграция почты и календарей, а в это время ещё должно происходить параллельное сосуществование двух почтовых серверов.

4. Гибридные сценарии и фазовость

Новый клиент может подключаться к нескольким серверам параллельно: старый Exchange + новый российский сервер. Это позволяет постепенно переводить ящики без «разовой» миграции.

Схема: клиент → тест → часть ящиков на новый сервер → остальная часть → полный переход.

5. Снижение требований к квалификации на первом этапе

С установкой почтового клиента справится обычный админ или можно сделать удалённое развёртывание у пользователей.

Тогда как замена сервера требует высококвалифицированного ИТ-специалиста (Linux-системы, почтовые протоколы, DNS, безопасность, резервирование).

Оптимальная стратегия

Фаза 1 (1–2 недели): развернуть почтовые клиенты на 10–20% сотрудников или несколько отделов, настроить почту, подключить календари, контакты, необходимые интеграции.

Фаза 2 (2–4 недели): постепенно мигрировать на всю компанию.

Фаза 3 (3–6 месяцев): после «пристреливания» клиента мигрировать почтовый сервер на российский, используя клиента как стабильную фронтенд-платформу.

Это даёт минимальный риск, быстрый ROI и фазовое импортозамещение без критического простоя.

Не оказаться в меньшинстве

Последние законодательные изменения активно способствуют импортозамещению, которое позволяет снизить зависимость от зарубежных технологий, минимизировать риски утечек данных и усилить кибербезопасность компаний. Как отмечает Аналитический центр АНО «ЦКИТ», доля отечественных систем корпоративной почты в новых продажах за последние пять лет заметно выросла: с 10% до 58%.

Если вы еще не в их числе, примите во внимание, что участие в таком проекте системного интегратора позволит:

·         оперативно подобрать оптимальное решение под задачи компании,

·         бесплатно провести пилоты,

·         рассчитывать на помощь в настройке интеграции с почтовыми серверами и сервисами, подборе решений для ИБ и настройке необходимых политик.

Замена почтового клиента – это решение, которое может сказаться на эффективности работы всего офиса. При его выборе следует учитывать множество факторов, начиная от интеграции с корпоративными системами и заканчивая поддержкой мобильных устройств. Только тщательно проанализировав все критерии, можно сделать правильный выбор и обеспечить максимальную продуктивность работы сотрудников.

Если для вас актуален вопрос выбора оптимального отечественного почтового клиента – обращайтесь за консультацией.

В следующей колонке поговорим про отечественные корпоративные почтовые сервисы.